Por Daniel Bargalló;
Este año que ha pasado ha sido duro, la magnitud de la crisis, que veo cada vez más como una crisis no sólo financiera sino social, de valores y de creencias, ha puesto de manifiesto el cambio por el que algunos ya clamaban desde principios del siglo XXI. Las viejas fórmulas se están agotando y lo que antaño eran reglas de oro del “como hacer las cosas”, (el know how inglés) se han convertido en teorías obsoletas. El mundo de los eventos no es ajeno a este cambio, o no debe serlo si pretende sobrevivir. Durante mucho tiempo la clave para lograr un buen evento parecía estar en la magnitud del mismo y en el despliegue de medios que se hiciese para darle una cobertura que sorprendiese a todos los participantes. Se han puesto pantallas más grandes, power points con más y mejores fotos y con frases más impactantes, más azafatas, más mesas redondas, más estructuras efímeras, más focos, más efectos especiales, más actores y actrices, más música…más, más, más. Hemos seguido dándole vueltas a la rosca hasta que finalmente esta se ha pasado, (véase el escándalo AIG) y ahora hay que cambiar de paradigma. ¿Pero por donde empezar?
1. Trabajar con contenidos: Sin duda, una de las claves principales. En un evento tratamos de comunicar algo y hay que llenar de significado y mensaje esta comunicación. No es suficiente con servir una impresionante cena de gala con un grupo de jazz tocando. ¿Cómo vas a llegar la gente? Buscar el impacto es interesante pero efímero. Hay que contar algo que comprometa a los participantes, algo que conecte con su realidad y que les interese de verdad. Pero no caigas en el error de crear un continente tan elaborado que haga que el contenido quede deslucido cuando llegue el momento.
2. Genera experiencias participativas: Es la manera más sencilla de quedar en la mente y en el corazón de los asistentes a tus eventos. Pero ¡ojo! Como hemos dicho antes esas experiencias no tienen porqué ser envolver a los participantes en una gran nube de confetti. Hazlos protagonistas de momentos y desafíos, El esquema de una persona que habla mientras un auditorio escucha está muy visto (desde el colegio). ¡Cambia eso! ¿Acaso has reunido a todas esas personas para ver su resistencia al aburrimiento? Gánatelos introduciéndolos en una acción de carácter lúdico o haciendo que trabajen en equipo para crear algo… Es cuestión de ponerse a pensar de que forma puedes hacerlos disfrutar activamente. Si logras esto, tendrás entre manos un evento más personal y humano que llegará más profundo que cualquier imagen o efecto especial.
3. Eventos más pequeños: Ha llegado la hora de dejar de pensar en el mega-evento frío de miles de personas. Cuanto más reducido sea el grupo o los grupos con los que trabajas más fácil será llegar a cada persona individualmente. Si vas a tener a muchos participantes, haz técnicas de división y crea subgrupos más manejables.
4. Usa las herramientas 2.0: Facebook, twitter, tuenti, aunque no lo creas están ahí para ayudarte. Son el vehículo perfecto para sondear expectativas, plantear propuestas, recibir críticas. No los dejes de lado porque no sólo te pueden dar una idea aproximada de por donde debe discurrir el evento sino que te pueden ayudar a crearlo y a evaluarlo.
5. Piensa globalmente: Debemos proteger el medio ambiente. Si tienes esto en cuenta a la hora de crear tus eventos estarás ayudando al planeta, te posicionarás como una empresa que le importa su futuro y que se ha adaptado perfectamente a los nuevos tiempos y ahorrarás dinero. Utiliza materiales reciclados, pon contenedores de separación de residuos, reflexiona sobre la energía que vas a gastar y ahorra en todo lo que puedas.
6. Mide el impacto: No hagas un evento y pases al siguiente. Evalúa, pero no sólo internamente sino con los clientes y los participantes. No temas la medición del impacto ni la crítica, pues es lo único que te hace avanzar y realizar eventos cada vez mejores. Como ya hemos dicho las redes sociales pueden echarte una mano aquí también.
