Consejos para ser un buen gestor de proyectos

A menudo, familiares y amigos que se interesan por mi nuevo trabajo en AlmaNatura, plantean la pregunta “¿y qué es lo que haces?” cuando les comento que mi puesto es Gestora de Proyectos.

Al parecer, es una figura difusa, más que desconocida, hay una idea genérica de qué hace un gestor pero también hay muchas dudas y confusión. Básicamente, el gestor de proyectos es el que convierte una idea en realidad. Es el que hace, junto al resto del equipo, que las cosas ocurran.

En este sentido, el gestor está constantemente ejecutando, tomando decisiones, coordinandose con el resto del equipo, creando alianzas, solventando imprevistos… El gestor es una persona que vive con una mano en el teléfono y la otra en el teclado, con la cabeza dividida o haciendo uso de alguna herramienta específica de gestión.

Debe ser una persona organizada, metódica, flexible, empática, diplomática y resolutiva. Pero, tras mi primer trimestre afrontando esta tarea, ya voy vislumbrando algunas claves para componer un decálogo del buen gestor. Por supuesto, es mi visión y me encantaría que todos los gestores que nos lean aporten desde su experiencia todo lo que sume a mejorar el desarrollo de nuestra labor. ¿Quiénes más deben opinar sobre lo que a continuación se expone? Todos. De alguna u otra forma, ya sea como parte de un equipo, como usuario o como cliente, en algún momento has estado en contacto con un gestor de proyectos. Tus aportaciones son valiosas porque la gestión tiene un componente esencial de comunicación.

Aprendizajes del gestor de proyectos

A pesar de todas las aplicaciones y herramientas que se puedan usar para la organización de la gestión, la imperante realidad es que es un trabajo muy artesanal, que hay que afrontar con mucho mimo y precisión. A continuación, sintetizo algunos de los aspectos a cuidar en el día a día de la gestión:

• Haz cada llamada como si fuese la única llamada que vas a hacer en todo el día. Ya sea con un cliente o con un usuario, cada persona debe sentir que estás con ella. Seguramente haya momentos en los que resulte difícil centrar la atención por la vorágine del día a día, pero esa persona también te está regalando su tiempo.
• Detecta las necesidades de tu interlocutor, y resuélvelas. Más allá de lo que te “corresponda”, haz una escucha activa, detecta las necesidades y haz todo lo posible para ayudar a esa persona. Puede ser que te lleve un poco más de tiempo, pero habrás dado un mejor servicio, habrás establecido una relación de confianza mucho más fuerte y habrás generado un clima mucho más amable que será beneficioso para ambas partes.
• Somos gestores, no oráculos. Sé transparente. A pesar de intentar dar respuesta a todas las dudas que se planteen entre nuestros usuarios y clientes, sólo podremos hacerlo si conocemos la solución o si sabemos dónde buscarla. Habrá cuestiones que estén fuera de nuestro alcance y, en ese caso, lo mejor es ser sinceros. Buscar a alguien del equipo que pueda atenderle o alguien ajeno a la empresa a quien se le pueda derivar con la garantía de que va a quedar satisfecho y va a ser bien atendido.
• Cuídate y apóyate en tu equipo. Como ya adelantaba al principio de la publicación, la gestión conlleva avanzar en distintos frentes, que deben estar perfectamente coordinados. Para cuidar con el mimo necesarios todos estos ámbitos, también debemos mimarnos a nosotros mismos. Igual que debemos escuchar a nuestros interlocutores, también es importante que hagamos introspección. Si detectamos que alguna situación nos sobrepasa o que resultaría más llevadera compartirla con algún compañero, lo ideal es que el equipo funcione como tal y sirva de colchón para casos de emergencia.

Seguro que hay un montón de puntos imprescindibles que no recojo, simplemente quería plantear una reflexión sobre la importancia de la figura del gestor y de su buen hacer para la óptima ejecución de los proyectos. Considero que un gestor es una persona muy afortunada, pues en sus manos está llevar a cabo proyectos que, de alguna manera, pueden mejorar las vidas de las personas, como es el caso en el que trabajamos, para el empoderamiento de miles de personas que habitan en zonas rurales. Creo que ese sería el gran ítem, el no perder el foco de lo humano, el no olvidar que estamos al servicio de las personas, y que no hay nada mejor que eso.